Prin procedura de vizare se verifică și se certifică autenticitatea și legalitatea actului de studiu şi a înscrisurilor de pe acest act. Procedura de vizare se aplică numai pentru statele care solicită, pe bază de reciprocitate, apostilarea sau supralegalizarea.

     Pentru statele care sunt părţi ale Convenţiei privind Apostila de la Haga, după vizare veţi efectua apostilarea actelor de studii la Instituția Prefectului.

     Pentru statele care nu sunt semnatare ale Convenţiei privind Apostila de la Haga, după vizare veţi efectua supralegalizarea actelor de studii la Ministerul Afacerilor Externe.

     Procedura de vizare pentru actele de studii din învăţământul preuniversitar se realizează de către inspectoratul școlar.

     Aplicarea vizei pe actele de studii poate fi solicitată de către:

1. Titularul actului;

2. Soţul sau soţia titularului ori o rudă de gradul 1 cu titularul actului (mamă, tată, frate, soră, fiu, fiică) – fără a fi necesară prezentarea unei procuri speciale notariale;

3. O altă persoană fizică care prezintă procura notarială specială sau împuternicirea avocaţială; un exemplar original al procurii sau o copie legalizată va rămâne la inspectoratul școlar.

     În cazul în care procura notarială a fost întocmită pe teritoriul altui stat, este necesar ca aceasta să îndeplinească următoarele condiţii:

• să fie tradusă în limba română şi legalizată;
• să fie apostilată sau supralegalizată de autorităţile competente ale statului pe al cărui teritoriu a fost întocmită.

     Acte necesare vizării actelor de studii/documentelor școlare:

1. Actul de studii/documentul școlar ce urmează a fi vizat, în original și copie simplă;

2. Adeverință de autenticitate (pentru fiecare act de studiu/document școlar), eliberată de unitatea de învățământ emitentă a actului de studii/documentului școlar ce urmează a fi vizat, în original (model);

3. Documente personale de identificare (in original și copie):

• actul de identitate al titularului diplomei – buletin de identitate, carte de identitate sau paşaport (aflat în termen de valabilitate);
• certificatul de căsătorie sau de divorţ, când a avut loc o schimbare a numelui;
• actul de identitate al împuternicitului/rudei, dacă este cazul;
• documentele care dovedesc gradul de rudenie, dacă este cazul.

4. Procura Notarială pentru persoanele imputernicite;

5. Cerere adresată Inspectorului Școlar General. Cererea este tip și se eliberează după verificarea actelor.

Model de adeverință autenticitate acte:

     Obținerea aprobării scrise a consiliului de administrație al inspectoratului școlar pentru eliberarea unui duplicat în cazul pierderii, distrugerii sau al furtului actului de studii original.

     În vedrea obținerii aprobării scrise a consiliului de administrație al inspectoratului școlar pentru eliberarea unui duplicat în conformitate cu prevederile art.37 alin. (2) din O.M.E.N.C.S. nr.3844/2016, adresa de înaintare depusă de unitățile de învățământ va fi însoțită de următoarele documnete:

1. Cererea titularului adresată conducerii unității de învățământ (copie);

2. Declarția notarială/consulară, dată de titularul actului, în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare (denumirea actului de studii original, numele titularului, inițialele prenumelui tatălui/mamei și toate prenumele titularului, anul absolvirii, seria și numărul actului, numărul și data la care a fost înregistrat în evidențele unității de învățământ emitente), împrejurările în care actul original a fost pierdut, precum și alte precizări care să confirme dispariția actului de studii respectiv. Se va face în mod obligatoriu următoarea mențiune: "actul de studii original nu a fost lăsat gaj/garanție la o instituție de stat sau particulară, din țară sau din străinătate, și nu a fost înstrăinat cu bună-stiință altei persoane fizice sau juridice";

3. Dovada publicării pierderii, distrugerii sau furtului actului de studii în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a;

4. Copie după certificatul de nastere și căsătorie (în cazul schimbării numelui), certificată conform cu originalul de către unitatea de învățământ.

5. Copie carte identitate (buletin), certificată conform cu originalul de către unitatea de învățământ

6. Copie cotor (matcă) act de studiu pierdut, certificată conform cu originalul de către unitatea de învățământ

     Adresa de înaintare va conține obligatoriu următoarele mențiuni:

- Denumirea actului de studii original, numele titularului, inițialele prenumelui tatălui/mamei și toate prenumele titularului, anul absolvirii, seria și numărul actului, numărul și data la care a fost înregistrat în evidențele unității de învățământ emitente, denumirea unității emitente de la acea dată.

- “Actele necesare au fost verificate și sunt în conformitate cu prevederile Regulamentului privind regimul actelor de studii și al documentelor școlare gestionate de unitățile de învățământ preuniversitar aprobat cu O.M.E.N.C.S. nr.3844/2016”

     Pentru publicarea pierderii/distrugerii/furtului unui act de studii, titularul se adresează Monitorului Oficial al României, Partea a III-a, depunând un anunț care va cuprinde următoarele date: denumirea actului de studii original, numele titularului, inițialele prenumelui tatălui/mamei și toate prenumele titularului, anul absolvirii, seria și numărul actului, numărul și data la care a fost înregistrat în evidențele unității de învățământ emitente.